O que é?
Um inventário nada mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa ou de uma organização. No caso de Inventário de Estoque é tudo aquilo 53que a empresa armazena internamente ou em algum outro lugar, como um depósito. Esse estoque pode ser tanto de produtos para revenda, matéria prima do processo de produção ou materiais de uso e consumo, como material de propaganda, papelaria, material de limpeza e outros.
O melhor modelo de inventário de estoque é o mais detalhista, quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico. Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o total controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização como um todo.
O inventário de estoques constitui-se em uma ferramenta de importância fundamental para o aperfeiçoamento dos controles internos da organização, mitigando riscos de perdas, proporcionando maior acuracidade nos custos com a operação e atendendo de forma eficiente à legislação de referência.
Os inventários de estoque são classificados como: Inventário Rotativo e Inventário Periódico
O inventário rotativo ou inventário físico é realizado constantemente, com contagens físicas programadas de todo o estoque. Este processo exige que o estoque seja contato com certa frequência, que irá variar conforme a demanda do negócio, podendo ser diária, semanal ou mensal. Esse processo contribui para identificação imediata e correções de eventuais falhas no processo operacional e nas divergências entre o estoque físico e o que está registrado no sistema de informação da empresa.
O inventário periódico além de ter como objetivo principal a elaboração de demonstrativos financeiros, também evidencia as falhas nos controles operacionais. Este processo ocorre normalmente no final do exercício (de 3 em 3 meses ou anualmente). Para efeitos gerenciais, recomenda-se realizar o inventário mensalmente, para fechamento dos balanços contábeis.
Quais são as principais vantagens em manter um inventário de estoque atualizado?
Primeiramente, cabe ressaltar que o maior bem da sua empresa certamente está no seu estoque. Se você não tem certeza do valor que tem armazenado, certamente não sabe quanto poderá gerar de receitas e nem quanto está ganhando realmente. Além disso, realizar o inventário do estoque vai além de simplesmente contar e registrar seus produtos, o inventário aumenta a eficiência da empresa por garantir o conhecimento de tudo que precisa ser gerenciado no que diz respeito aos materiais. Esse ganho de eficiência tende a reduzir perdas, evitar a falta de certos itens e o gasto desnecessário com outros e, por causa desse melhor aproveitamento de recursos, melhorar a lucratividade do negócio.
Enfim, um estoque bem controlado e gerenciado, garante que não haverá compras desnecessárias e a ruptura de estoque, ou seja, falta do produto na prateleira ou mesmo no processo de produção, gerando prejuízos e perda de vendas por falta de estoque.
Devido a sua importância para a sobrevivência do negócio é necessário executar o processo de inventário de estoque com excelência, de maneira que os dados gerados sejam confiáveis e tenham a menor margem de erro possível. Para isso é preciso pensar nos detalhes para a criação e manutenção de um bom registro antecipadamente.
É bastante comum se fazer inventário de estoque no Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar, porém esse não é o melhor modelo.
Se a sua empresa já conta com produtos identificados e cadastrados com código de barras, a melhor forma é utilizar leitores ou coletores de dados para a realização de inventários, assim você terá certeza de que, utilizando a técnica correta, todos os produtos serão contados e registrados em um sistema informatizado. Caso ainda não trabalhe com códigos de barras, considere a opção de adotar esse método, que torna a movimentação dos produtos muito mais seguras.
O inventário de estoque, independentemente do tamanho da empresa, precisa ser realizado regularmente. Por mais que seu controle seja rigoroso, problemas como perdas, roubos, danos à mercadoria e até desperdícios em ambientes de produção, podem distorcer as informações nos sistemas de controle de estoque, por isso, realize a contagem do seu estoque com frequência e cuide dele muito bem, ali está, provavelmente, o maior bem da sua empresa.
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